Content-Delivery-Portal einführen – aber wie?

Das produzierende Gewerbe steht vor einer weiteren industriellen Revolution – die Art und Weise, wie Menschen, Maschinen und Fabriken interagieren, wird sich ändern. Unter dem Schlagwort „Industrie 4.0“ wird diese Transformation verstanden. Somit wird sich auch die Informationsbereitstellung durch die Technische Redaktion verändern müssen – die Ansprüche der Nutzer an die Informationen wandeln sich. Der Wunsch vermehrt sich, Daten nicht mehr nur effektiv zu verwalten, sondern auch statische, dokumentenbasierte Handbücher durch agile Bereitstellungsysteme zu ersetzen und Informationen somit attraktiver zu gestalten. Content-Delivery-Portale (im Folgenden CDP genannt) können diese Anforderungen erfüllen. Aber wie kann festgestellt werden, wie bei der Einführung und Konzeption eines solchen Systems vorgegangen werden sollte?

 

Use-Case-orientiert arbeiten

Eine nutzerzentrierte Möglichkeit ein CDP einzuführen, ist eine Use-Case-orientierte Arbeitsweise. Bevor eine Systemauswahl getroffen wird, werden Use-Cases erarbeitet. Aber was bedeutet es, Use-Case-orientiert zu arbeiten?
Durch Use-Cases soll ein erster und leicht verständlicher Überblick über Funktionen des geplanten CDPs geliefert werden. In den erarbeiteten Anwendungsfällen werden Interaktionen zwischen Anwender und CDP beschrieben – jedes Verhalten des Systems wird berücksichtigt. Use-Cases halten somit alle Funktionalitäten des geplanten CDPs in Form von einfachen Modellen fest.[1]
Für die Erarbeitung von Use-Cases gibt es unterschiedliche Darstellungsformen. Auf der einen Seite gibt es die graphische Möglichkeit in Form eines Use-Case-Diagramms. Auf der anderen Seite gibt es die textuelle Form der Erfassung durch Use-Case-Templates. Durch die textuelle Form mit Templates lassen sich detailliertere und mehr Informationen erfassen als bei einem Use-Case-Diagramm. Über die Diagramm-Form lassen sich jedoch viele Informationen schematisch auf einen Blick erkennen. Häufig bietet es sich daher an, beide Möglichkeiten ergänzend zueinander umzusetzen.

 

Die richtige Information, zum richtigen Zeitpunkt über das richtige Medium

Unterschiedliche Anwender fordern Informationen in individuellen Situationen und verschiedenen Kontexten. Nicht in jedem Anwendungsfall benötigt jeder Nutzer die gleiche Information. In Use-Cases wird projektgetrieben erörtert, welche Information in welcher Situation durch den Anwender erwartet wird.
Use-Cases werden in der Phase der Anforderungsdefinition an ein System genutzt. Sie fungieren als eine Art geordnetes Brainstorming bei der Definition der Anforderungen. Neben Use-Cases werden häufig auch User-Stories definiert. Wichtig ist, Use-Cases von User-Stories zu unterscheiden. Use-Cases decken einen größeren Umfang ab als User-Stories. Cohn [2] stellt fest, dass User-Stories einzelnen Szenarien eines Use-Cases gleichen. Mehrere User-Stories zusammen können einen Use-Case bilden.[3]
Nachdem das Verhalten des CDPs innerhalb der Use-Cases definiert wurde, lassen sich diverse Ansprüche an das geplante System stellen. Diese Ansprüche können über die einzelnen Prozessschritte innerhalb der Use-Cases abgeleitet werden.
In dem oben genannten Beispiel, fordert z. B. der 2. Schritt, dass die Passagiere im System pro Flug verwaltet werden können und nach den Check-In als eingecheckt markiert werden können. Überträgt man dieses Konzept auf die Einführung eines CDPs, erhält man eine Liste von Anforderungen, die das System erfüllen muss.
Mit dieser Liste lässt sich ein Lastenheft für die Einführung des CDPs aufstellen. Nachdem das Lastenheft erstellt wurde, kann ein Systemhersteller ausgewählt werden. Auch für die Einführungsphase des ausgewählten Systems bieten Use-Cases einen Mehrwert. Anhand der Use-Cases können die Systemprozesse festgelegt werden, da alle Use-Cases prozessorientiert erfasst werden.

 

Wo ist der Vorteil gegenüber einer herkömmlichen Vorgehensweise zur Einführung eines CDPs?

Es ist heute schon möglich, die durch die Industrie 4.0 entstandenen Anforderungen an die Informationsvermittlung technisch umzusetzen. Diese Umsetzung bedarf jedoch einer individuellen und aufwendigen Planung. Aus diesem Grund ist für jedes Projekt und jedes Unternehmen individuell zu definieren, welche Anforderungen für ein CDP generell interessant sind und eine Relevanz für die Informationsbereitstellung tragen könnten. Standard-Systeme erfüllen wohl in den wenigsten Projekten alle Anforderungen.
Über die Use-Cases kann bestimmt werden, auf welchem Weg sich potentielle Anwender eines CDPs eine Informationsbereitstellung wünschen würden. Somit kann ein CDP über Use-Cases genaustens geplant werden, denn nicht jede Informationsbereitstellung macht in jedem Kontext Sinn. Daher sind die Planungsphase und die detaillierte Ausarbeitung der Use-Cases besonders wichtig. Anforderungen an die Informationsbereitstellung auf Basis der Industrie 4.0 sind sehr vielfältig. Es ist nicht einfach, festzustellen, was für Anforderungen aus dieser Vielfalt für welches Projekt sinnvoll sind. Use-Cases bieten dabei eine gute Möglichkeit, um die Anforderungen aus dieser Fülle der Möglichkeiten abzustecken.
Stellt man sich als Firma dieser Herausforderung, gilt man als richtungsweisend. Man schafft es den Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Kundenzufriedenheit und ein guter Service geraten mehr und mehr in den Mittelpunkt. Es geht nicht mehr nur um qualitativ hochwertige Produkte, sondern genau so sehr um einen guten Service, der mit dem Produkt geliefert wird. Use-Cases helfen dabei, die Erwartungen der Kunden so gut wie möglich zu erfüllen – und womöglich zu übertreffen.
Um Ihren Kunden diesen Service bieten zu können und bei dieser Menge an Möglichkeiten nicht den Überblick zu verlieren, unterstützt Sie die ICMS GmbH gerne bei der Einführung eines CDPs.

 

Quellen

[1] t2informatik (2019): „Use Case Whitepapaer“. Berlin : t2informatik.

[2] COHN, Mike (2010): „User Stories : Für die agile Software-Entwicklung mit Scrum, XP u.a. 1. Aufl.“. Heidelberg : mitp.

[3] BAUMANN, Ralf (2014): „Von der User Story zum Use Case. Agil und langfristig“. <Link zur Quelle>
[Stand: 06.10.2014, Zugriff: 15.02.2019]