Content-Delivery-Portal einführen – aber wie?

Das produzierende Gewerbe steht vor einer weiteren industriellen Revolution – die Art und Weise, wie Menschen, Maschinen und Fabriken interagieren, wird sich ändern. Unter dem Schlagwort „Industrie 4.0“ wird diese Transformation verstanden. Somit wird sich auch die Informationsbereitstellung durch die Technische Redaktion verändern müssen – die Ansprüche der Nutzer an die Informationen wandeln sich.Der Wunsch vermehrt sich, Daten nicht mehr nur effektiv zu verwalten, sondern auch statische, dokumentenbasierte Handbücher durch agile Bereitstellungsysteme zu ersetzen und Informationen somit attraktiver zu gestalten. Content-Delivery-Portale (im Folgenden CDP genannt) können diese Anforderungen erfüllen. Wenn Sie sich in diesem Zusammenhang für iiRDS interessieren, schauen Sie gerne in unserem Blog-Beitrag nach. Aber wie kann festgestellt werden, wie bei der Einführung und Konzeption eines solchen Systems vorgegangen werden sollte?

Use-Case-orientiert arbeiten

Eine nutzerzentrierte Möglichkeit ein CDP einzuführen, ist eine Use-Case-orientierte Arbeitsweise. Bevor eine Systemauswahl getroffen wird, werden Use-Cases erarbeitet. Aber was bedeutet es, Use-Case-orientiert zu arbeiten?Durch Use-Cases soll ein erster und leicht verständlicher Überblick über Funktionen des geplanten CDPs geliefert werden. In den erarbeiteten Anwendungsfällen werden Interaktionen zwischen Anwender und CDP beschrieben – jedes Verhalten des Systems wird berücksichtigt. Use-Cases halten somit alle Funktionalitäten des geplanten CDPs in Form von einfachen Modellen fest.[1]Für die Erarbeitung von Use-Cases gibt es unterschiedliche Darstellungsformen. Auf der einen Seite gibt es die graphische Möglichkeit in Form eines Use-Case-Diagramms. Auf der anderen Seite gibt es die textuelle Form der Erfassung durch Use-Case-Templates. Durch die textuelle Form mit Templates lassen sich detailliertere und mehr Informationen erfassen als bei einem Use-Case-Diagramm. Über die Diagramm-Form lassen sich jedoch viele Informationen schematisch auf einen Blick erkennen. Häufig bietet es sich daher an, beide Möglichkeiten ergänzend zueinander umzusetzen.

Die richtige Information, zum richtigen Zeitpunkt über das richtige Medium

Unterschiedliche Anwender fordern Informationen in individuellen Situationen und verschiedenen Kontexten. Nicht in jedem Anwendungsfall benötigt jeder Nutzer die gleiche Information. In Use-Cases wird projektgetrieben erörtert, welche Information in welcher Situation durch den Anwender erwartet wird. Use-Cases werden in der Phase der Anforderungsdefinition an ein System genutzt. Sie fungieren als eine Art geordnetes Brainstorming bei der Definition der Anforderungen. Neben Use-Cases werden häufig auch User-Stories definiert. Wichtig ist, Use-Cases von User-Stories zu unterscheiden. Use-Cases decken einen größeren Umfang ab als User-Stories. Cohn [2] stellt fest, dass User-Stories einzelnen Szenarien eines Use-Cases gleichen. Mehrere User-Stories zusammen können einen Use-Case bilden.[3]Nachdem das Verhalten des CDPs innerhalb der Use-Cases definiert wurde, lassen sich diverse Ansprüche an das geplante System stellen. Diese Ansprüche können über die einzelnen Prozessschritte innerhalb der Use-Cases abgeleitet werden.In dem oben genannten Beispiel, fordert z. B. der 2. Schritt, dass die Passagiere im System pro Flug verwaltet werden können und nach den Check-In als eingecheckt markiert werden können. Überträgt man dieses Konzept auf die Einführung eines CDPs, erhält man eine Liste von Anforderungen, die das System erfüllen muss.Mit dieser Liste lässt sich ein Lastenheft für die Einführung des CDPs aufstellen. Nachdem das Lastenheft erstellt wurde, kann ein Systemhersteller ausgewählt werden. Auch für die Einführungsphase des ausgewählten Systems bieten Use-Cases einen Mehrwert. Anhand der Use-Cases können die Systemprozesse festgelegt werden, da alle Use-Cases prozessorientiert erfasst werden.

Wo ist der Vorteil gegenüber einer herkömmlichen Vorgehensweise zur Einführung eines CDPs?

Es ist heute schon möglich, die durch die Industrie 4.0 entstandenen Anforderungen an die Informationsvermittlung technisch umzusetzen. Diese Umsetzung bedarf jedoch einer individuellen und aufwendigen Planung. Aus diesem Grund ist für jedes Projekt und jedes Unternehmen individuell zu definieren, welche Anforderungen für ein CDP generell interessant sind und eine Relevanz für die Informationsbereitstellung tragen könnten. Standard-Systeme erfüllen wohl in den wenigsten Projekten alle Anforderungen.Über die Use-Cases kann bestimmt werden, auf welchem Weg sich potentielle Anwender eines CDPs eine Informationsbereitstellung wünschen würden. Somit kann ein CDP über Use-Cases genaustens geplant werden, denn nicht jede Informationsbereitstellung macht in jedem Kontext Sinn. Daher sind die Planungsphase und die detaillierte Ausarbeitung der Use-Cases besonders wichtig. Anforderungen an die Informationsbereitstellung auf Basis der Industrie 4.0 sind sehr vielfältig. Es ist nicht einfach, festzustellen, was für Anforderungen aus dieser Vielfalt für welches Projekt sinnvoll sind. Use-Cases bieten dabei eine gute Möglichkeit, um die Anforderungen aus dieser Fülle der Möglichkeiten abzustecken.Stellt man sich als Firma dieser Herausforderung, gilt man als richtungsweisend. Man schafft es den Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Kundenzufriedenheit und ein guter Service geraten mehr und mehr in den Mittelpunkt. Es geht nicht mehr nur um qualitativ hochwertige Produkte, sondern genau so sehr um einen guten Service, der mit dem Produkt geliefert wird. Use-Cases helfen dabei, die Erwartungen der Kunden so gut wie möglich zu erfüllen – und womöglich zu übertreffen.Um Ihren Kunden diesen Service bieten zu können und bei dieser Menge an Möglichkeiten nicht den Überblick zu verlieren, unterstützt Sie die ICMS GmbH gerne bei der Einführung eines CDPs.Quellen

[1] t2informatik (2019): „Use Case Whitepapaer“. Berlin : t2informatik.

[2] COHN, Mike (2010): „User Stories : Für die agile Software-Entwicklung mit Scrum, XP u.a. 1. Aufl.“. Heidelberg : mitp.

[3] BAUMANN, Ralf (2014): „Von der User Story zum Use Case. Agil und langfristig“. <Link zur Quelle>[Stand: 06.10.2014, Zugriff: 15.02.2019]

Mehr interessante Artikel:

07/2025
Katrin Schmid, ICMS GmbH
Mit Wissen zum Erfolg

Bei ICMS war zuletzt der Grund zur Freude groß. Denn mit Julian Muschinski und Leon Brecht haben gleich zwei Studierende bei uns ihre Abschlussthesis erfolgreich fertiggestellt. Julian untersuchte in seiner Bachelorthesis, ob RAG der Schlüssel zu KI-gestütztem Content-Delivery ist. Dazu analysierte er den bestehenden RAG-Mechanismus am Beispiel des PI-Fans. Anhand eines eigen-entwickelten Userinterface des Chatbots konnte er die generierten Antworten besser nachvollziehen und in den Bereichen Terminologie, Absicht der Anfrage, Medieneinbindung und Variantenauflösung prototypisch weiter optimieren.

weiterlesen →
07/2025
Katrin Schmid, ICMS GmbH
Ist RAG der Schlüssel zu KI-gestütztem Content Delivery?

Der Begriff Künstliche Intelligenz umfasst ein breites Spektrum an Technologien. In der Technischen Kommunikation liegt der Fokus dabei zumeist auf sogenannten Large Language Models (LLMs). Diese Modelle werden auf großen Mengen an Textdaten trainiert und generieren Texte auf Basis statistischer Wahrscheinlichkeiten. Trotz ihrer Leistungsfähigkeit sind LLMs in einigen Punkten limitiert: Sie kennen keine internen, domänenspezifischen Inhalte, sofern diese nicht Teil der Trainingsdaten waren. Ihr Wissen hat einen festen Stand: den sogenannten Knowledge Cutoff Date. Informationen nach diesem Zeitpunkt sind nicht enthalten.

weiterlesen →
06/2025
Katrin Schmid, ICMS GmbH
Dreierteam auf der Quanos Connect 2025

Vergangene Woche waren Maurice Daum, Philipp Tschöke und Stephan Steurer für ICMS auf der Quanos connect in Nürnberg – einem Branchentreff für Innovation und Effizienzsteigerung in der Technischen Redaktion. ICMS war mit einem eigenen Messestand vertreten, der nicht nur unser breites Leistungsspektrum präsentierte, sondern auch als Anlaufstelle für bestehende Kunden diente. Neben zahlreichen spannenden Fachgesprächen freuten wir uns über viele persönliche Wiedersehen.

weiterlesen →
05/2025
Katrin Schmid, ICMS GmbH
ICMS sprintet beim B2Run

Sprinten können wir nicht nur im Projektplan - sondern auch auf der Laufstrecke!‍ Beim diesjährigen B2Run-Firmenlauf in Karlsruhe haben unsere sportlichen Teammitglieder ihre Laufschuhe geschnürt und bewiesen was in ihnen steckt. Doch nach schweißtreibenden 5,5km rund ums Karlsruher Schloss war die Zeit letztendlich egal. ‍Was zählt, sind Teamspirit und eine Menge Spaß. Und das hatten wir garantiert!

weiterlesen →
04/2025
Katrin Schmid, ICMS GmbH
Next Level Documentation auf der Quanos Connect

Als langjähriger Partner von Quanos sind wir auch dieses Jahr wieder auf der Quanos Connect in Nürnberg dabei! Unser Referent Philipp Tschöke präsentiert Ihnen, wie Sie in Schema ST4 erfolgreich einen Workflow aufsetzen können, um jeden Tag hunderte konfigurationsrichtige Dokumente zu generieren. Er zeigt Ihnen praxisnah, worauf es wirklich ankommt: Gute Vorbereitung, durchdachte Prozesse und funktionierende Schnittstellen.

weiterlesen →
03/2025
Katrin Schmid, ICMS GmbH
Wie aus Standard plötzlich Mehrwert wird

Unsere Experten Lena Wenner und Stephan Steurer halten mit unserem langjährigen Partner EMPOLIS ein spannendes Webinar.Erfahren Sie, wie Unternehmen EMPOLIS Service Express im Standard nutzen, um digitale Prozesse gezielt zu optimieren. Wir zeigen, wie Sie Daten aus unterschiedlichen Quellen intelligent verwalten und echten Mehrwert generieren.

weiterlesen →