Der Missing Link: Wie verbindet man Content Management und Content Delivery?

Der Wunsch nach Content Delivery

Der Wunsch nach zielgruppengerechten Daten wird in der Dokumentationsbranche immer lauter. Denn man möchte dem Nutzer zur richtigen Zeit die richtigen Informationen im richtigen Medium bereitstellen. Einige Beispiele hierfür sind:

  • Der Servicetechniker kann nach Informationen aus verschiedenen, miteinander verknüpften Quellen recherchieren. Somit kann er die Informationen auf bestimmte Kunden oder Baugruppen einschränken.
  • Der Nutzer erhält die für ihn relevanten Inhalte direkt an der Maschine, z.B. Fehlermeldungen inkl. Lösung oder alle fälligen Wartungstätigkeiten.

Diese modulare Bereitstellung von Inhalten wird auch unter dem Namen „Content Delivery“ zusammengefasst. Content Delivery baut auf den Prozessen und Methoden des Content Managements auf. Das heißt, erstellte Inhalte der technischen Dokumentationen sollen unternehmensweit nutzbar sein. Dabei werden Inhalte aus verschiedenen Systemen (CMS, ETK usw.) modular auf einer Plattform bereitgestellt. Anhand von Rechten wird der Zugriff auf bestimmte Inhalte gesteuert. Zudem hat der Nutzer die Möglichkeit, Inhalte über Suchen und Filtern entsprechend seinen Bedürfnissen zusammenzustellen.

Doch was fehlt? 

Die Technik eines Portals ist nicht die Lösung für dieses Problem – Was fehlt, ist die Intelligenz in den Daten! Erst dadurch, dass ein Modul weiß, welche Informationen es enthält und für welche Varianten und Produkte es gültig sind, ist es möglich, intelligente Datenauslieferung zu betreiben.

 

PI-Klassifikation

Metadaten unterstützen bei der Suche nach Inhalten. Es kann nicht mehr nur über die Volltextsuche nach Inhalten gesucht werden, sondern auch anhand von klar erkennbaren Kategorien. In einem Content-Delivery-Portal werden anhand von Metadaten Filter bereitgestellt, wie sie bereits von anderen Webseiten wie Amazon oder Ebay bekannt sind. Hierdurch erhält der Nutzer einen einfacheren Zugriff. Er kann somit über vorgegebene Wege auf die Daten zugreifen und muss nicht mehrere Synonyme in einer Volltextsuche ausprobieren.

Klassifizierende Metadaten werden vom Redakteur vergeben und helfen mit, die Inhalte auf Produkt- und Informationsebene näher zu beschreiben.

Dabei wird zwischen intrinsischen und extrinsischen Metadaten unterschieden. Intrinsische Metadaten identifizieren die Module hierbei eindeutig („Welchen Inhalt hat das Modul“). Dagegen bestimmen extrinsische Medaten die Gültigkeit für bestimmte Produkte oder Zielgruppen.

Mithilfe von diesen Metadaten lässt sich klar feststellen, welche Inhalte beschreiben, welche wartend und welche anleitend sind und für welche Produkte diese Inhalte gültig sind.

Mehr Informationen zur PI-Klassifikation finden Sie auf der Webseite von Prof. Dr. Ziegler: http://i4icm.de/steinbeis-transferzentrum/pi-klassifikation/

 

Beispiele für intelligente Daten

Kundenspezifische Dokumentation

  • Anhand von Seriennummern und Gültigkeiten wird eine kundenspezifische Dokumentation erstellt. Mit den Funktionen, die der Kunde tatsächlich verbaut hat.

Aufbereitung von Wartungsinformationen

  • Die Komponenten der Maschine wissen, welche Wartungen in welchen Abständen zu erledigen sind. Aus diesen Informationen lassen sich unterschiedlich Sichten aufbereiten:
    • Wartungstätigkeiten je Komponenten
    • Wartungstätigkeiten nach Intervallen
  • Die eigentlichen Wartungstätigkeiten werden automatisch in diesem Plan verlinkt. Weiterhin ist es möglich, Checklisten zu generieren (z.B. alle Wartungstätigkeiten beim Wiederanlauf nach längerem Stillstand)
  • Zudem wird die Downtime der Maschine anhand der Dauer der Wartungstätigkeiten errechnet.

Lokalisierung von Inhalten

  • Technischen Daten werden in verschiedene Formate (SI/US) umgerechnet.
  • Screenshots werden je nach installierter Sofwareversion und -sprache ausgetauscht.
  • Länderspezifische Warnhinweise werden bei der Wahl einer bestimmten Sprache oder eines bestimmten Landes angezeigt. So dass die Zuordnung über Geolocation oder Eingaben im Nutzerprofil erfolgen kann.

 

Fazit

Die Bereitstellung von modularer Technischer Dokumentation über ein Content-Delivery-Portal kann einen großen Mehrwert bieten. Dabei ist wichtig, dass es sich nicht nur um eine als Webseite dargestellte Printanleitung handelt, sondern dass die Inhalte mit Metadaten angereichert sind, um dem Kunden einen individuellen Zugriff auf die Daten zu gewähren.

 

Weiterführende Informationen:
Vortragsfolien der tekom-Frühjahrstagung: Zu der Präsentation